Расширенные возможности Microsoft Word 2003:
1.
Работа в окне Microsoft Word

Лекция посвящена вопросам оптимизации и повышения эффективности работы в окне Microsoft Word.

Тезисы
1.1.
Настройка элементов окна Microsoft Word
1.1.1.
Настройка панелей инструментов
1.1.1.1.
О панелях инструментов

Панели инструментов предназначены для облегчения работы пользователя. На панелях инструментов располагаются кнопки, раскрывающиеся кнопки и раскрывающиеся списки и меню. О назначении того или иного элемента панели инструментов можно узнать, подведя к нему указатель мыши и зафиксировав на некоторое время.

По умолчанию в окне отображается две панели инструментов: Стандартная и Форматирование, расположенные в верхней части окна (рис. 1.1). Могут быть отображены и другие панели. Например, на рис. 1.1 приведены панели Рецензирование и Настройка объема.

Любая панель инструментов в окне может быть как закрепленной у одной из границ окна, так и свободной. Например, на рис. 1.1 панели Стандартная и Форматирование являются закрепленными, а панели Рецензирование и Настройка объема — свободными. Панели можно перемещать. Для свободных панелей можно изменять размеры.

Содержание панелей можно настраивать: добавлять и удалять элементы, изменять их расположение.

Панели инструментов можно создавать самостоятельно и оснащать их нужными элементами.

Строка меню тоже является своеобразной панелью инструментов, с которой можно выполнять все те же действия, что и с обычными панелями.

1.1.1.2.
Отображение панелей инструментов

Для отображения в окне нужной панели инструментов выполните команду Вид/Панели инструментов и выберите в подчиненном меню требуемую панель. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и выбрать нужную панель в появившемся контекстном меню (рис. 1.2).

Для доступа к полному списку всех имеющихся панелей инструментов выполните команду Сервис/Настройка или щелкните правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и в контекстном меню (см. рис. 1.2) выберите команду Настройка. Во вкладке Панели инструментов окна Настройка (рис. 1.3) установите флажок для нужной панели.

Для скрытия любой свободной панели достаточно щелкнуть по кнопке с крестиком (Закрыть) в правом верхнем углу панели. Для скрытия закрепленной панели выполните команду Вид/Панели инструментов или щелкните правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и выберите скрываемую панель.

1.1.1.3.
Оптимизация размещения панелей инструментов

Закрепленную панель можно перемещать вдоль границы окна. Например, панели Стандартная и Форматирование можно перемещать влево и вправо. Перемещается панель перетаскиванием за маркер перемещения (на рис. 1.4 указатель мыши наведен на маркер панели Стандартная) при нажатой левой кнопке мыши. Указатель мыши в этом случае принимает вид счетверенной стрелки (на рис. 1.4 у маркера панели Форматирование).

При перемещении закрепленной панели в направлении, перпендикулярном границе окна, панель становится свободной.

Свободная панель инструментов перемещается перетаскиванием за строку заголовка. Если перетащить свободную панель инструментов к краю окна, она будет преобразована в закрепленную.

Форму и размеры некоторых свободных панелей инструментов можно изменять перетаскиванием их границ.

Первоначально панели Стандартная и Форматирование могут быть расположены в одной строке. Для размещения каждой панели в отдельной строке щелкните по маркеру панели в ее правой части и в появившемся меню выберите режим Отображать кнопки на двух строках (рис. 1.5).

1.1.1.4.
Создание новой панели инструментов

Для удобства работы можно создать собственную панель инструментов и оснастить ее необходимыми элементами.

С новой созданной панелью инструментов можно работать как с любой обычной панелью.

Для удаления панели, ставшей ненужной, выполните команду Сервис/Настройка, во вкладке Панели инструментов окна Настройка (см. рис. 1.7) выделите ее название и нажмите кнопку Удалить. Отменить удаление панели невозможно.

1.1.1.5.
Настройка панелей инструментов

Для отображения и скрытия элементов панелей инструмента щелкните по маркеру закрепленной панели, расположенному в правой ее части, или по треугольнику в строке заголовка свободной панели, выберите команду Добавить или удалить кнопки, а после этого укажите название изменяемой панели. В отображенном меню (рис. 1.9) установите флажки для отображаемых элементов и снимите для скрываемых.

Для восстановления обычного вида панели выберите команду Сброс панели (см. рис. 1.9).

Помимо собственных элементов, указанных в меню панели (например, см. рис. 1.9), на нее можно добавить и любой другой элемент. Выполните команду Сервис/Настройка, перейдите во вкладку Команды окна Настройка и перетащите нужный элемент на панель инструментов (см. рис. 1.8).

1.1.1.6.
Настройка строки меню

Строка меню является своеобразной панелью инструментов, с которой можно выполнять все те же действия, что и с обычными панелями: перемещать, добавлять и удалять элементы (команды) и т.д.

Для отмены изменений, внесенных в строку меню, выполните команду Сервис/Настройка, во вкладке Панели инструментов окна Настройка (см. рис. 1.7) выделите ее название и нажмите кнопку Сброс.

Первоначально могут отображаться неполные (сокращенные) меню (рис. 1.10).

Для постоянного отображения полных меню выполните команду Сервис/Настройка, во вкладке Параметры окна Настройка (рис. 1.11) установите соответствующий флажок.

1.1.2.
Настройка окна документа

Настройка Microsoft Word, в том числе и окна программы, производится во вкладках окна Параметры. Для перехода к настройкам выполните команду Сервис/Параметры.

Основные настройки окна документа производятся во вкладке Вид (рис. 1.12).

В группе Показывать устанавливают основные параметры окна документа.

Как правило, должны быть установлены флажки, обеспечивающие отображение строки состояния, вертикальной и горизонтальной полос прокрутки. Флажок окна на панели задач обеспечивает отображение каждого открытого файла и созданного документа на панели задач Windows в виде отдельного значка, что облегчает переход между ними. В противном случае, будет отображаться только общий значок Microsoft Word, и для перехода между документами придется использовать меню Окно.

Флажок Открывать область задач обеспечивает отображение области задач Приступая к работе при каждом новом запуске Word.

Флажок Выделение цветом обеспечивает отображение выделенного цветом текста на экране и в документах при печати.

Флажок Закладки устанавливает отображение закладок в окне документа посредством заключения их в квадратные скобки ([ ]). Это удобно при работе с закладками, а в других ситуациях бесполезно. В любой случае, скобки не отображаются в напечатанных документах.

Флажок Всплывающие подсказки устанавливает отображение примечаний и исправлений в желтых всплывающих рамках. Комментарии появляются при наведении указателя мыши на примечание (исправление) в тексте или сноску примечания (исправления) на поле страницы (рис. 1.13). Данный режим полезен при работе с примечаниями и исправлениями.

Флажок Смарт-теги отображает пунктирное подчеркивание для текста, который определен как смарт-тег (рис. 1.14).

Флажок Анимация текста обеспечивает отображение анимации текста на экране. Снимите этот флажок, чтобы увидеть, как текст будет выглядеть при печати.

Флажок Пустые рамки рисунков устанавливает отображение пустых рамок на месте каждого рисунка в документе. Задание этого параметра ускоряет процесс прокрутки документа, в котором находится большое количество графики.

Флажок Коды полей устанавливает отображение кодов полей вместо значения поля в документах. В большинстве случаев флажок не должен быть установлен.

Раскрывающийся список Затенение полей определяет, при каких условиях поля должны быть затенены. Затенение полей используется для того, чтобы легче определять поля в документе. Обычно выбирают вариант При выделении. Затенение полей отображается на экране, но не при печати.

В группе Знаки форматирования можно установить постоянное отображение некоторых непечатаемых знаков независимо от кнопки Непечатаемые знаки панели инструментов Форматирование. В большинстве случаев такого отображения не требуется.

В группе Параметры режима разметки и веб-документа устанавливаются особенности отображения документов в указанных режимах.

Флажок Рисунки обеспечивает отображение рисунков в документе. Снятие этого флажка скрывает графические объекты, оформленные в стиле обтекания текстом, но не влияет на объекты, оформленные без обтекания. На печать графических объектов этот параметр не влияет. В большинстве случаев флажок должен быть установлен.

Флажок Привязка объектов показывает значки привязки графических объектов к определенным абзацам. Значок привязки отображается только для выделенного объекта и расположен рядом с абзацем, к которому привязан объект (рис. 1.15). При удалении абзаца будет удален и привязанный объект.

При установленном флажке Границы текста на странице отображаются серые точечные линии, указывающие расположение полей страницы, колонок текста и абзацев (рис. 1.16). Эти границы предназначены для разметки и не выводятся на печать.

Установка флажка Поля между страницами (режим разметки) скрывает верхние и нижние поля страницы, даже если в колонтитулах установлена нумерация страниц или есть какой-либо текст (рис. 1.17). Такой режим удобно использовать при просмотре документа, но он не дает полного представления о параметрах страницы. Скрытия и отображения полей можно добиться также щелчком мыши по верхнему или нижнему краю страницы.

Флажок Фоновые цвета и рисунки (режим разметки) обеспечивает отображение фонового цвета, установленного с использованием команды Формат/Фон. Отображенный фоновый цвет не отображается при печати документа.

Установка флажка Вертикальная линейка (режим разметки) отображает вертикальную линейку в левой части окна документа. При этом в меню Вид должна быть выбрана команда Линейка.

В группе Параметры обычного режима и режима структуры устанавливаются особенности отображения документов в указанных режимах.

Флажок Перенос по границе окна устанавливает отображение текста документа от края до края окна, независимо от установленного масштаба отображения. Это облегчает просмотр документа на экране, но затрудняет восприятие реального документа.

Установка флажка Черновик используется для ускорения просмотра документа, содержащего большой объем форматирования. Все используемые в документе шрифты заменяются на один, указанный в раскрывающемся списке Шрифт, все размеры — на один, указанный в раскрывающемся списке Размер. Другие параметры оформления символов заменяются полужирным начертанием и подчеркиванием. Установка этих параметров никак не влияет на реальное форматирование документа и на вид напечатанного документа.

Для облегчения восприятия оформления документа в режиме черновика можно отобразить полосу стилей, для чего необходимо указать ее ширину в соответствующем счетчике. В полосе стилей отображаются стили абзацев, использованные при оформлении документа (рис. 1.18). Стили знаков не отображаются. Чтобы скрыть область стилей, введите 0 (ноль) в поле счетчика.

Нашу библиотеку электронных курсов используют десятки вузов. Получи диплом в МИЭМП дистанционно
1.2.
Просмотр документа
1.2.1.
Выбор режима просмотра

Для просмотра документов можно использовать пять основных режимов: Обычный, Веб-документ, Разметка страницы, Чтение и Структура. Для изменения режима просмотра используют команды меню Вид или кнопки, расположенные слева от горизонтальной полосы прокрутки (рис. 1.19).

Наиболее часто используемый режим просмотра документа — Разметка страницы. В этом режиме положение текста, таблиц, рисунков и других элементов отображается так, как они будут размещаться на печатной странице. Режим разметки удобно использовать и при создании документа, и для окончательного оформления документа, в том числе, для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками текста и графическими объектами.

Режим Обычный удобен для ввода и редактирования текста. В этом режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы — в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста. Границы страниц, колонтитулы, сноски, фон, а также графические объекты, для которых не установлено обтекание В тексте, в этом режиме не отображаются.

Режим Веб-документ обеспечивает представление документа в том виде, который он будет иметь при просмотре с помощью Web-обозревателя, а также для отображения электронных документов, предназначенных только для просмотра на экране. В этом режиме отображается фон, текст переносится по границе окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне Web-обозревателя.

Режим чтения предоставляет одностраничный и многостраничный режимы для чтения (рис. 1.20); напоминает режим приложения Adobe Reader, но при этом позволяет не только читать, но и редактировать документ. Для перехода в этот режим можно также воспользоваться кнопкой Чтение панели инструментов Стандартная.

Для выхода из режима чтения нажмите кнопку Закрыть в панели инструментов Режим чтения (см. рис. 1.20), или клавишу Esc.

Структура — один из самых редко используемых режимов отображения документа, хотя он обладает многими возможностями, которые отсутствуют в других режимах. В режиме структуры можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст, можно перемещать и копировать текст перетаскиванием заголовков. Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами, включающими несколько частей (рис. 1.21). Но при этом в режиме структуры не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки, фон и многие другие элементы оформления документа. Обратите внимание на то, что в режиме структуры документа появляется новая панель инструментов Структура, упрощающая работу с заголовками, главным и вложенными документами. В других режимах эту панель вывести невозможно, но она там и не нужна.

1.2.2.
Перемещение по документу

Для перевода курсора, особенно при работе с большим документом, удобно использовать команду Правка/Перейти. Вместо команды можно нажать клавишу клавиатуры F5.

Во вкладке Перейти окна Найти и заменить (рис. 1.22) в списке Объект перехода выберите объект, а затем, пользуясь кнопками Далее и Назад, можно переводить курсор от одного объекта к другому, например, от одного рисунка к следующему.

Если же указать конкретный номер искомого объекта, например, страницы, и нажать кнопку Перейти (рис. 1.23), то курсор перейдет к выбранному объекту. После перехода нажмите кнопку Закрыть.

Для перехода к какому-либо объекту в документе (следующая страница, следующий рисунок, следующая таблица и др.) можно использовать также кнопку Выбор объекта в нижней части вертикальной полосы прокрутки. Необходимый объект следует выбрать в меню Выбор объекта (рис. 1.24). Для перехода к следующему такому же объекту нажмите кнопку Далее. Для возврата к предыдущему — кнопку Назад. Вместо кнопки Далее можно использовать комбинацию клавиш клавиатуры Ctrl + Page Down, а вместо кнопки Назад- Ctrl + Page Up.

1.2.3.
Работа со схемой документа

Независимо от режима отображения документа, в левой части окна Microsoft Word может быть выведена схема документа. Для отображения схемы используется кнопка Схема документа панели инструментов Стандартная. Схема документа — это отдельная область окна, в которой отображается список заголовков для данного документа (рис. 1.25). Ее можно использовать для быстрого перемещения по документу. Для удобства границу между схемой и документом можно перемещать влево или вправо. Чтобы перейти к нужному заголовку документа, следует щелкнуть левой кнопкой мыши по этому заголовку в схеме документа. Указанный заголовок появится вверху правой части окна и будет выделен в схеме документа. Чтобы эффективно работать со схемой документа, необходимо уметь пользоваться стилями.

1.2.4.
Работа с эскизами документа

Независимо от режима отображения документа в левой части окна Microsoft Word могут быть выведены эскизы страниц документа (рис. 1.26). Для отображения эскизов выполните команду Вид/Эскизы. Чтобы перейти к нужной странице документа щелкните по ее эскизу.

1.2.5.
Одновременный просмотр различных частей документа

Для просмотра различных частей документа, можно разделить окно по вертикали на отдельные области.

Для разделения окна наведите указатель на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки и, когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащите вешку вниз. Можно также выполнить команду Окно/Разделить.

В документе на рис. 1.27 можно независимо друг от друга просматривать начало и конец документа.

При необходимости границу разделения можно перемещать перетаскиванием.

Для прекращения режима разделения выполните команду Окно/Снять разделение.

1.2.6.
Просмотр нескольких документов одновременно

Для одновременного просмотра двух документов выполните команду Окно/Сравнить рядом с. В окне Сравнить рядом (рис. 1.28) выберите документ, который будет отображаться одновременно с текущим, и нажмите кнопку ОК.

В окне два документа будут расположены рядом; появится панель инструментов Сравнить рядом (рис. 1.29). Если документы не отобразились рядом, или занимают не все пространство окна, нажмите кнопку Восстановить расположение окна панели инструментов Сравнить рядом.

Одновременно активным может быть только один документ. Заголовок окна активного документа выделен более ярким цветом, в нем имеются кнопки управления окном. Для перехода к окну другого документа щелкните в любом месте этого окна.

По умолчанию кнопка Синхронная прокрутка панели инструментов Сравнить рядом уже нажата, что позволяет при прокрутке одного документа одновременно прокручивать и другой документ. Если такой режим не требуется, нажмите кнопку еще раз.

Для окончания одновременного просмотра двух документов нажмите кнопку Закрыть открытые рядом документы панели инструментов Сравнить рядом. Документы при этом закрыты не будут.



Менеджер ДО [E-Mail: info@e-college.ru]  E-Mail:  info@e-college.ru